कानून, नियामक अनुपालन
मेमो - आवश्यकताओं के अनुसार बना
किसी भी कंपनी की कार्यप्रवाह अलग चरित्र के कागजात का एक संग्रह, एक निश्चित तरीके से व्यवस्थित है। दस्तावेजों में से एक एक ज्ञापन है।
जनरल विशेषताओं और एक दस्तावेज का उद्देश्य
- कर्मचारी की पहल पर।
- मैनुअल के निर्देश पर।
किसी भी मामले में, इस पत्र विशिष्ट, अलग-अलग प्रश्नों के बारे में विस्तृत जानकारी शामिल है। वास्तव में, यह - कर्मचारी राय लिखित रूप में व्यक्त किया। ऐसे मामलों हैं जहां विचार आप एक मामले की परिस्थितियों के बारे में उनके मातहत जानने की जरूरत के सिर करने का निर्णय। तो कर्मचारी एक तर्क प्रतिक्रिया करना चाहिए, और अंत में ठोस प्रस्तावों और सिफारिशों के रूप में अपनी खुद की राय जोड़ें। तदनुसार, इस तरह के एक नोट व्यक्ति की व्यक्तिगत राय हो रहा है।
भ्रमित न हों
एक दस्तावेज तैयार करने के लिए स्वीकार कर लिया जा रहा है, आपको पता होना चाहिए कि वास्तव में क्या प्रदान करने के लिए आवश्यक है। के कुछ प्रकार के व्यापार पत्राचार एक दूसरे के बहुत समान हैं, और वे आसानी से भ्रमित हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, व्यापार नोट तीन प्रकार के होते हैं: कार्यालय, ज्ञापन और व्याख्यात्मक। उसी समय वहाँ तीन प्रमुख मतभेद है, जो एक जानकार व्यक्ति उन दोनों के बीच इस गलती करने की अनुमति नहीं देते हैं। इन दस्तावेजों से बदलते हैं:
1. पाने के लिए अनुसार, उस व्यक्ति के लिए जिसे वे इरादा कर रहे हैं। आधिकारिक के विपरीत, एक व्याख्यात्मक ज्ञापन तत्काल पर्यवेक्षक के नाम पर लिखा है, और कर्मचारियों को रिपोर्ट, इसके अलावा, कंपनी के निदेशक को सीधे बनाया जा सकता है।
2. विषय और कहा जानकारी के अर्थ लोड। विषय व्याख्यात्मक शीर्षक से सीधे समझा। सेवा कंपनी के संरचनात्मक डिवीजनों के बीच व्यापार पत्राचार का हिस्सा है। विषय ज्ञापन अलग हो सकता है:
- आवधिक रिपोर्टिंग;
- एक बार की सूचना के प्रावधान के लिए प्रासंगिक मुद्दों पर।
3. यदि सेवा व्याख्यात्मक और उद्यम के भीतर उपयोग के लिए कर रहे हैं, ज्ञापन आंतरिक और बाह्य दोनों हो सकता है। पहले मामले में, यह कंपनी के निदेशक के लिए बनाया गया है, जबकि दूसरा - एक उच्च अदालत में।
जब दस्तावेज़ तैयार की गई है
ज्ञापन - एक आवश्यक उपाय है। जब स्थिति नियंत्रण से बाहर हो जाता है और गंभीर संकट में कंपनी की धमकी दी यह किया जाता है। दूसरे शब्दों में, स्थिति गंभीर होना चाहिए। इस बिंदु पर, कर्मचारी प्रबंधन का ध्यान है और उसे करने के लिए ज्ञात तथ्यों का विस्तृत ब्यौरा करने के लिए लाता है। यह एक योजना के कार्यान्वयन के लिए खतरा हो सकता है या उम्मीद लाभ प्राप्त कर सकते हैं। दस्तावेज़ इस समस्या का प्रबंधकों की ओर ध्यान आकर्षित करने और स्थिति ठीक करने की कोशिश करना है। अपनी ही तरह से प्रत्येक विशेषज्ञ स्थिति के समाधान का प्रतिनिधित्व करता है। ज्ञापन में उन्होंने विस्तार से अपने संस्करण का वर्णन करता है और इस मामले पर अपनी ही विचारों को प्रस्तुत करता है। सुविधा के लिए, इस जानकारी को एक पूरी तरह से स्वतंत्र रूप में बाहर किया जाएगा। इस शैली को दूसरों के द्वारा गलत समझा जा रहा है के डर के बिना एक विशिष्ट, एकल मुद्दे पर अपने विचार व्यक्त करने को पूरी तरह से किसी भी कर्मचारी को आप की अनुमति देता है।
दस्तावेज़ के कारणों
इसके कई कारण हैं जिसकी वजह से ज्ञापन बनाया जा सकता है कर रहे हैं। एक नमूना या सभी संभव मामलों के लिए एक अनूठा पैटर्न निश्चित रूप से बनाने के लिए, संभव। लेकिन किसी भी विशेष कारण व्यक्ति की आवश्यकता के लिए प्रदर्शनी के तरीके लिया। कारण बहुत अलग हो सकता है:
- काम के लिए देर से आने के;
- अनुपस्थिति;
- दायित्वों को पूरा करने की विफलता;
- सदस्यों के बीच संघर्ष;
- लेखा परीक्षा के परिणामों की प्रस्तुति;
- अपनी गलती के बारे में जानकारी के लिए संचार;
- एक खतरा नियमित कार्य करने के लिए;
- कर्मचारी के अस्वीकार्य व्यवहार के बारे में जानकारी।
कारणों कई हैं और उनमें से प्रत्येक एक व्यक्ति दृष्टिकोण और विशिष्ट कार्यवाही की आवश्यकता है। पहले हाथ जानकारी प्राप्त करने के बाद, मुख्य इसे अच्छी तरह से जांच करेंगे और एक सूचित निर्णय लेना चाहिए। यह अक्सर समस्या के अन्य प्रतिभागियों से अतिरिक्त जानकारी प्राप्त करने के लिए आवश्यक है। वे उठाए गए मुद्दों पर उनके स्पष्टीकरण के नेतृत्व के लिए प्रस्तुत करना होगा।
कुछ तोड़ दिया है, तो किसी को
उत्पादन की स्थिति में असामान्यताएं - असामान्य नहीं हैं। उनके बिना, कार्यप्रवाह और लोगों के बीच संचार असंभव है। उल्लंघन का सबसे आम ज्ञापन श्रम अनुशासन की। कार्यस्थल में कर्मियों के व्यवहार हमेशा अस्पष्ट है। मानक मानदंडों से कोई विचलन आम तौर पर अनुचित रूप में माना जाता है और उचित दंड जरूरत पर जोर देता। एक मंजूरी थोपना केवल उद्यम के सिर, तो कर्मचारियों के बाकी, तत्काल पर्यवेक्षक केवल उसे क्या हुआ था के बारे में सूचित कर सकते हैं और लापरवाह सहयोगी पर प्रभाव का अपना संस्करण की पेशकश करने जैसी हकदार होगा। इस प्रकार एल्गोरिथ्म इस तरह के ज्ञापन ड्राइंग।
- सेवा या विभाग का नाम। यह चादर के ऊपरी बाएँ हिस्से में दर्शाया गया है।
- (सिर के) गंतव्य। ऊपरी दाएँ भाग में संकेत दिया।
- दस्तावेज़ का नाम। एक लाल रेखा के साथ बड़े अक्षरों में नीचे लिखा है।
- दस्तावेज़ संख्या।
- एक जगह ड्राइंग।
- शीर्षक।
- दस्तावेज़ के पाठ: नाम और अपराधी की स्थिति, उल्लंघन की तारीख, उल्लंघन के प्रकार, घटना के कारण, वसूली के लिए प्रस्ताव।
- स्थिति, नाम और कर्मचारी जो दस्तावेज़ तैयार के हस्ताक्षर।
दोषी सहयोगी हैं
कर्मचारी को एक ज्ञापन प्रत्यक्ष पर्यवेक्षक या सहकर्मी बनाया जा सकता है। सबसे आम कारण है जिसके लिए यह किया जाता है नकारात्मक हैं: उल्लंघन, एक दुष्कर्म, दुर्व्यवहार। इस मामले में, टिप्पणी क्या हुआ के तथ्य को स्थापित करने और भविष्य में तरह की पुनरावृत्ति को रोकने के लिए करना है। दस्तावेज़ प्राप्त करने के बाद, प्रबंधक स्थिति को समझते हैं और एक निर्णय लेना पड़ता है। इस मामले में, यह निर्धारित करता है या नहीं, एक कर्मचारी पर कोई जुर्माना नहीं लगाया गया या।
यह एक ज्ञापन लिखने के लिए मुश्किल है?
एक ज्ञापन बनाएं मुश्किल नहीं है। नमूना लेखन, यदि आवश्यक हो, तो आप हमेशा सचिव ले सकते हैं। उसके हाथ के माध्यम से इसी तरह के कई दस्तावेज पारित कर दिया। मुख्य बात स्पष्ट रूप से क्या हुआ का सार समझाने के लिए है। इस दस्तावेज़ को पढ़ने के बाद, प्रबंधक क्या वह "संदेश" के संकलक बताने के लिए चाहते थे की स्पष्ट जानकारी होना आवश्यक है। तथ्य कालानुक्रमिक क्रम, कदम में कदम से वर्णित किया जाना चाहिए, के लिए एक पूरे के उज्ज्वल और स्पष्ट तस्वीर छाया हुआ था।
चीजों को सही बनाने के लिए
में जानकारी के लिए आदेश सुना जा, आपको पता होना चाहिए कि कैसे एक ज्ञापन लिखने के लिए। इस तरह के एक दस्तावेज़ आम तौर पर तीन मुख्य हिस्से होते हैं।
- इस नोट को लिखने के लिए कारण था। यह स्पष्ट रूप से स्थिति की रूपरेखा तैयार करने और सभी ज्ञात तथ्यों को सूचीबद्ध करने के लिए आवश्यक है।
- क्या हो रहा है के बारे में ड्राफ्टर के अनुसार। यह अच्छी तरह से स्थिति का विश्लेषण और समस्या पैदा करने के लिए अपने निर्णय का प्रस्ताव करने के लिए आवश्यक है।
- संश्लेषण टर्मिनल और विशेष कदम।
सूचना, संक्षिप्त और स्पष्ट रूप से राज्य के लिए संभव हो जाना चाहिए ताकि जब पत्र पानेवाला पढ़ने विचार नहीं खोया है। अन्यथा, तथ्यों की गलत व्याख्या की जा सकती है, और निर्णय वांछित परिणाम नहीं ला देगा। पाठ में यह उनकी कल्पनाओं व्यक्त करने के लिए, या वास्तविकता को विकृत करने की आवश्यकता नहीं है। इस तकनीक को नियमों के खिलाफ है। तो जरूरत पड़ने पर, पत्र पानेवाला खुद ड्राफ्टर के लिए एक रुचि लेने को समझने क्या हुआ और एक अंतिम फैसला लेने के लिए।
कार्यों के अनुक्रम
कर्मचारी ऐसा नहीं कर सकते। इस मामले में, वह खुद का बचाव करने के आखिरी मौका खो देता है। एक व्याख्यात्मक ज्ञापन समीक्षा के लिए सिर करने के लिए भेजा जाता है। उनका अंतिम निर्णय है, वह संकल्प के रूप में व्यक्त करता है। सूचना वसूली के लिए एक आदेश की तैयारी के लिए कार्मिक विभाग के लिए आता है। सजा की डिग्री कानून के अनुसार निर्धारित होता है। अगर अपराध काफी गंभीर है, और बार-बार के अलावा था, परिणाम प्रासंगिक लेख के तहत रोजगार की समाप्ति हो सकता है।
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