दस्तावेजों की सूची। फार्म और इसकी संरचना के नियमों

शब्द "सूची" परिचित न केवल कार्यालय के कर्मचारी, लेकिन यह भी अन्य उद्योगों और संगठनों से विशेषज्ञों है। वह अक्सर विशेष उद्देश्य के कागजात में पाया, और साथ दस्तावेजों में किया गया है।

संगठन संग्रह में काम करता है

एक बार जब दस्तावेजों का प्राथमिक मिशन को पूरा करेंगे, वे इस समय लगभग बेकार हो जाते हैं। उनमें से कुछ नष्ट कर रहे हैं, और बाकी जो अभिलेखागार कहा जाता है विशेष भंडारण, करने के लिए भेजा जाता है। यहाँ दस्तावेजों, कार्रवाई की जाती है भंडारण इस कमरे के लिए आरक्षित पर व्यवस्थित और अग्रिम में निर्धारित। इस चरण में कागजी कार्रवाई में पिछले माना जाता है। शैल्फ जीवन पर सभी संकुल, और अलग से कर्मचारियों पर अस्थायी और स्थायी भंडारण के लिए दस्तावेजों, साथ ही मामलों की सूची जाएगा। वर्ष के अंत में हर उद्यम (संगठन) संग्रह करने के लिए स्थानांतरण के लिए सरकारी दस्तावेजों एकत्र करता है। ये समस्याएं आम तौर archivists लगे हुए हैं। अगर, हालांकि, स्टाफ कंपनी इस तरह के एक इकाई नहीं है, काम संग्रह कर्मचारियों के मार्गदर्शन में मानव संसाधन विशेषज्ञों द्वारा किया जाता है। वे व्यक्तिगत विभागों द्वारा हस्तांतरित प्रतिभूतियों की सूची का गठन, जिसके आधार पर एंटरप्राइज़ में दस्तावेजों का एक सारांश सूची द्वारा बनाई है पर।

दस्तावेजों का एक सेट काम करने के लिए

कभी-कभी किसी विशेष मुद्दे नागरिक या संगठन सरकारी दस्तावेजों एक नहीं बल्कि कई प्रस्तुत करेगा। उदाहरण के लिए ले लो, एक स्थिति है जहाँ के लिए सही पर पार्टियों के बीच एक प्रतियोगिता के निर्माण में प्रवेश करने के अनुबंध। प्रत्येक आवेदक विभिन्न प्रकार के दस्तावेजों के साथ आयोग प्रदान करनी चाहिए , प्रस्ताव कागज की अनुमति निर्माण गतिविधियों, घटक और अन्य दस्तावेजों का संचालन करने के। यह सब एक एकल पैकेज में जा रहा है और समिति के सदस्यों को कहा जाता है। अंदर यह है दस्तावेजों की एक सूची है, जो सब कुछ है कि एक विशेष संगठन की ओर से निर्देश दिया गया है को सूचीबद्ध किया जाना है। सूची या रजिस्टर इस प्रकार का। इस तरह के कागज आम तौर पर एक निश्चित पैटर्न से बना है। सभी बहुत ही सरल। बीच में चादर के शीर्ष पर "दस्तावेजों की सूची" के नाम लिखा है। बस नीचे दिए गए बताते हैं जहां और क्या संगठन द्वारा वे प्रदान की है। फिर चार स्तंभों से मिलकर एक मेज है:

1. आदेश संख्या।
2. दस्तावेज़ का नाम।
3. दस्तावेज़ और s__ po__ में पेज।
4. दस्तावेज़ में पृष्ठों की संख्या

यह लाइन है, जो प्रेषित सेट में पृष्ठों की कुल संख्या को इंगित करता है की एक सारांश तालिका के साथ समाप्त होता है। यह संभावित नुकसान या विचार के लिए प्रदान की प्रतिभूतियों के प्रतिस्थापन से बचाता है।

बनाना मंत्री

समुचित रिकार्ड के साथ वर्ष के अंत में कंपनी में सभी दस्तावेजों को रखने और प्रसंस्कृत कार्रवाई में वर्गीकृत किया है। अनुमोदित नामकरण, साथ ही आम तौर पर स्वीकार नियमों के अनुसार निर्मित घटक:

1. दस्तावेज़ एक कैलेंडर वर्ष में उत्पन्न कर रहे हैं। सरकारी कागजात रोलिंग प्रकृति कई वर्षों के लिए एक मामले सेवा दस्तावेज में जोड़ा जा सकता है के मामले में एक अपवाद के रूप।
2. प्रतिभूतियों की नियुक्ति शीर्ष नीचे से बनाया गया है।
3. सभी पत्रक जरूरी गिने जा रहे हैं। यह भंडारण के दौरान डेटा की अखंडता को सुनिश्चित करने के लिए है। नंबरिंग ऊपरी दाएँ कोने में पेंसिल में किया जाना चाहिए।
4. यदि आवश्यक हो, यह दस्तावेज विशेषज्ञ है, जो यह था द्वारा हस्ताक्षर किए गए एक आंतरिक सूची का गठन किया।
5. कागज सिले।
6. तैयार की चादर गवाह।
7. प्रत्येक मामले के लिए कवर मानक पैटर्न से बना है। यह कंपनी का पूरा नाम और एक विशेष इकाई शामिल होगा। अगला एक विशेष डिजिटल कोड नामकरण करने के लिए इसी है। उसके बाद की तारीख और मामले की संस्था के अंत का संकेत मिलता है। और नीचे शेल्फ जीवन लेबल।

डाक

जब कुछ पार्सल, संकुल या सूची दस्तावेजों के लिए भेजा सामग्री के साथ मूल्यवान पत्र भेज। फार्म यह किसी भी डाकघर में लिया जा सकता है। यह प्रपत्र संख्या 107 के तहत चलाता है और दस्तावेज़ का एक प्रकार है, जो संख्या और मूल्य की सामग्री के बारे में विस्तृत जानकारी शामिल है। इस ही के मुद्दे कीमत का फैसला किया। वह पाता है कि एक दस्तावेज कम मूल्य के कारण हुआ है तो फार्म की संगत स्तंभ एक पानी का छींटा डाल दिया। इन्वेंटरी एक लिफाफे में एम्बेडेड या डाकखाने जाकर सीधे पैकेज। कार्यकर्ता विभाग पंजीकरण और आश्वासन दिया प्रपत्र एक सील की सत्यता की जाँच करता है। सूची दो प्रतियों में रखा जाना। एक दस्तावेज और पार्सल के मालिक के साथ अन्य आवश्यक रहता है के साथ एक साथ भेज दिया। यह सुनिश्चित करना है कि संघर्ष की स्थिति की स्थिति में निवेश की प्रत्येक इकाई की पुष्टि करने में सक्षम रहा है किया जाता है। उसके बाद, लिफाफा (पार्सल या पार्सल) सील, और गंतव्य के लिए भेजा जाता है।