संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के लिए: यह कैसे काम करता है?

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन (EDM) - आभासी हस्ताक्षरों के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के उपयोग पर आधारित जानकारी साझा करने के एक त्वरित तरीका है। उन्होंने कहा कि लंबे समय से परिचालन व्यापार के लिए एक प्रभावी उपकरण के रूप में दुनिया के विकसित देशों में पहचाना गया है।

दिल

संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों - बनाने, प्रसंस्करण, प्रशासन, स्थानांतरण, अधिग्रहण, रखरखाव, उपयोग और दस्तावेजों के विनाश के लिए प्रक्रियाओं का एक सेट। इन सभी प्रक्रियाओं अखंडता और दस्तावेज की प्राप्ति की पुष्टि की जाँच के बाद किया जाता है।

कानूनी संस्थाओं के बीच दस्तावेज़ संचलन के नियम दलों की सहमति से किया जाता है। सूचना का आदान-इलेक्ट्रॉनिक मीडिया पर संग्रहीत दूरसंचार सुविधाओं के साधन, और दस्तावेजों के द्वारा किया जाता है। लेखांकन जानकारी के शैल्फ जीवन है कि जो विधायी स्तर पर सेट है अधिक नहीं होनी चाहिए।

संगठन प्रतिभागियों के हस्ताक्षर के साथ एक दूसरे औपचारिक और अनौपचारिक दस्तावेजों के साथ संवाद कर सकते हैं। व्यवसाय के क्षेत्र में यह शामिल हो सकते हैं: चालान, समझौतों, चालान, अनुबंध, समझौतों, आदेश, नोटिस, वकील की शक्तियों, आदि सूचना पाठ, सारणीबद्ध और ग्राफिक फ़ाइलों के रूप में प्रसारित किया जा सकता।

ईडीआई की शुरूआत करने के उद्देश्य

ईडीआई की शुरूआत के लिए एक शर्त हो सकता है:

• नियमित काम की कमी,
• दस्तावेजों के नुकसान की कमी,
• दस्तावेजों के साथ "पारदर्शी" काम;
• आदि एक निश्चित समय के अन्दर दस्तावेजों के प्रकटीकरण, ... - प्रदर्शन अनुशासन में वृद्धि

मात्रात्मक लक्ष्य के अलावा इस प्रकार पहचाना जा सकता है:

• समय को कम करना दस्तावेज़ 10 बार कार्रवाई करने के लिए।
• छमाही में कार्यालय व्यय की कमी।

संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के लिए: यह कैसे काम करता

घरेलू कानून के अनुसार, संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों दोनों पक्षों की सहमति से किया जाता है। डेटा विनिमय के लिए, यह है कि सभी प्रतिभागियों को ऑपरेटर के उपकरण से जुड़े थे आवश्यक है। इसके बाद, उपयोगकर्ता प्रतिपक्षों की सूची में शामिल करने का अनुरोध भेजने के लिए की जरूरत है। पुष्टि प्रणाली प्रतिभागियों संवाद कर सकते हैं के बाद।

ईडीआई मॉड्यूल निम्नलिखित कार्य करना होगा:

• डेटा विनिमय करने के प्रतिपक्षों को आमंत्रित करें।
• एक पता पुस्तिका उत्पन्न करें।
• इस तरह के 1C के रूप में लेखांकन सॉफ्टवेयर के साथ एकीकरण।
• साइन और दस्तावेजों को एनक्रिप्ट।
• संरचना पत्राचार।
• पत्र की स्थिति की निगरानी।

संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रमाण पत्र का उपयोग कर ले गए। एक सर्वर और प्रमाणीकरण से कनेक्ट एक व्यक्तिगत डिजिटल प्रमाण पत्र के माध्यम से किया जाता है। इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर प्रणाली के प्रत्येक उपयोगकर्ता के लिए जारी किए गए, इलेक्ट्रॉनिक मीडिया की रक्षा की और टोकन के लिए पिन कोड पर संग्रहीत है। उपयोगकर्ता व्यक्तिगत कार्यालय के लिए अपने लॉगिन पासवर्ड डालना होगा। के बाद ही यह है कि यह अपने दस्तावेज़ों पर पहुंच मिल जाएगी।

विनिमय की प्रक्रिया आरंभ संगठन के किसी भी सदस्य, प्रणाली से जुड़े कर सकते हैं। इससे पहले कि आप किसी अन्य पार्टी के लिए कोई दस्तावेज़ भेजने के लिए, यह इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षर किया जाना चाहिए। इस आपरेशन "क्रिप्टो" कार्यक्रम के माध्यम से किया जाता है। दस्तावेज़ ईडीआई के माध्यम से भेजा जाता है। ठेकेदार कर्मचारी एक नया दस्तावेज़ की अधिसूचना प्राप्त करता है। वह यह स्वीकार करता है, वह भी ईडीएस डालता है। आप दस्तावेज़ में परिवर्तन बनाना चाहते हैं, उसे उसके नए इलेक्ट्रॉनिक संस्करण पैदा करता है। संपादन के पूरा होने पर आप इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग कर किसी भी परिवर्तन सहेजना चाहते हैं। दस्तावेज़ तो प्रतिपक्ष में परिवर्तन करने के लिए भेजा जाता है। जहां आवश्यक हो इलेक्ट्रॉनिक मिलान सुविधा बनाने के लिए।

आप एक बार फिर से परिवर्तन करना चाहते हैं, तो पूरी प्रक्रिया फिर से दोहराया है। तो नए संस्करण के लिए दावा है मौजूद नहीं है, दस्तावेज़ सम्मान दिया जाता है। अंतिम नमूना दो इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर द्वारा हस्ताक्षर किया जाना माना जाता है। Ce दस्तावेज़ संस्करणों सर्वर पर संग्रहीत और देखने के लिए उपलब्ध हैं। एक बार नमूना वर्तमान का दर्जा दिया जाता है, में संशोधन के लिए दस्तावेज़ काम नहीं करेगा। हताश होकर ठेके स्थिति "रद्द" दिया। यहाँ कैसे संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों बनाने के लिए है।

उपकरण

क्या संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के लिए आवश्यक है? सबसे पहले, आप एक सेवा प्रदाता का चयन करना होगा और जानकारी के आदान प्रदान विशेष सॉफ्टवेयर स्थापित करने के लिए। दूसरे, प्रत्येक प्रतिपक्ष संगठन है जिसके साथ ई मेल का संचालन करने का इरादा रखता है के साथ, आप अप करने की आवश्यकता "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के आदान-प्रदान के समझौते।"

यह भी है जिस पर सभी दस्तावेजों को स्टोर करने के ईडीआई सर्वर स्थापित करने के लिए आवश्यक है। यह ग्राहक उपकरण, और "बादल" भंडारण के रूप में हो सकता है। आवेदन है, जो उपकरण संगठन पर स्थापित है के माध्यम से प्रणाली के बाहर से डेटा एक्सेस करें। सर्वर के साथ कम्प्यूटर संपर्क वैकल्पिक SSL एन्क्रिप्शन के साथ HTTP पर किया जाता है 128 दस्तावेजों तक पहुंच केवल आवेदन के इंटरफेस के माध्यम से और प्रमाणीकरण पास करने के बाद किया जाता है।

ईडीसी परियोजना

प्रक्रिया स्वचालन परियोजना कई वर्षों के लिए कई महीनों से चल सकती है। टर्म सीधे प्रक्रियाओं स्वचालन, संसाधन और संगठन की वित्तीय क्षमता की जरूरत है कि की संख्या पर निर्भर करता है। संक्षिप्त सर्किट ईडीसी को लागू इस प्रकार है:

• एक कार्यदल का निर्माण।
• लक्ष्य, समय सीमा और बजट का गठन।
• मौजूदा प्रक्रियाओं का अध्ययन।
• एक नौकरी का विकास करना।
• Vyrob ईडीआई प्रणाली।
• एसईडी के कार्यान्वयन पर समझौते पर हस्ताक्षर।
• विनियमन को अपनाना।
• प्रणाली निर्देशिका के भरने।
• कर्मचारियों के प्रशिक्षण।
• प्रारंभिक परीक्षण करने।
• एसईडी आदेश के कार्यान्वयन पर प्रकाशन।
• सॉफ्टवेयर और काम नियमों के आगे विकास।
• पायलट परियोजना के शुभारंभ की।
• ईडीआई के लिए पूर्ण पैमाने पर संक्रमण।

ईडीआई क्रियान्वयन त्रुटियों

दस्तावेजों के स्वचालन की प्रक्रिया में प्रक्रियाओं, जिसमें कानून एक कागज वाहक की उपस्थिति की आवश्यकता पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए। डुप्लिकेट कागज इलेक्ट्रॉनिक रूप से दस्तावेजों असंभव है। यह महत्वपूर्ण काम करने की प्रक्रिया को धीमा कर देती है और पूरी प्रक्रिया में स्वचालन की दिशा में एक नकारात्मक रवैया के कारण। एक दोहरी काम कोई भी भुगतान करता है के कार्यान्वयन के लिए।

नए नियमों को लागू करने की प्रक्रिया में दस्तावेजों, ट्रेन के कर्मचारियों के साथ काम करने के लिए विकसित किया जाना चाहिए, और उसके बाद ही पूर्ण कार्यान्वयन में व्यस्त हैं। यह केवल प्राप्त किया जा सकता है, तो नई प्रौद्योगिकियों के उपयोग के लाभ कर्मचारियों को संप्रेषित करने के लिए।

एक अन्य लोकप्रिय गलती - SED आवश्यकताओं के गरीब अध्ययन। उपयोगकर्ताओं को एक बिना कॉन्फ़गर प्रणाली में काम करने के लिए है, तो प्रक्रिया ईडीआई संगठन में अपनाया है कि से अलग है।

पक्ष-विपक्ष: संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों

फायदे:

• मेल लागत से मूल दस्तावेज अग्रेषित करने के लिए कमी।
• दस्तावेजों के भंडारण के लिए जगह की बचत करें। यह सब इलेक्ट्रॉनिक रूप में संग्रहीत किया जाता है।
• उपयोग में आसान। दस्तावेज़ के भेजा जा रहा है एक ही स्थान से किया जाता है। स्थिति के आधार पर किया जाता है एक दस्तावेज के एक त्वरित खोज (भेजा प्राप्त और आर। डी द्वारा स्वीकार कर लिया)।
• त्वरित वितरण। सभी जानकारी कुछ ही सेकंड में प्राप्तकर्ता को भेजा जाता है।
• दस्तावेज़ प्रणाली में इसके भंडारण की अवधि समाप्त होने पर निर्भर नहीं खोया जा सकता है।

नुकसान:

• उत्पाद का उपयोग करने के लिए आप एक लाइसेंस है जो पैसे की लागत खरीदना होगा।
• केवल एक ही सिस्टम के प्रतिभागियों के बीच अक्सर संचार करें।
• 1C में या किसी अन्य सॉफ्टवेयर का उपयोग कर संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों पहले उपयोग योजना से अलग है। नई एल्गोरिथ्म की शुरूआत के साथ, सभी कर्मचारियों को कारोबार के संचालन के बारे में प्रश्न हैं।
• तकनीकी उपकरण। इससे पहले कि ईडीआई संगठन की शुरूआत उपकरण खरीदने के लिए और नई प्रणाली का प्रबंधन करने के लिए कर्मचारियों को तैयार करने की जरूरत है।
• ईडीएम इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग किया जाता है, वैधता, जिनमें से 1 वर्ष है। यह नजर रखने के लिए और तुरंत प्रमाण पत्र अद्यतन आवश्यक है। यह भी ठेकेदारों प्रमाण पत्र की कार्रवाई को नियंत्रित करने, कर के साथ समस्याओं से बचने के लिए आवश्यक है।

कानूनी विनियमन

क्या प्रामाणिक कृत्यों संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों विनियमित? रूसी कानून भी शामिल है इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर संघीय कानून №63 «", संघीय कर सेवा में दस्तावेजों के नियमों वित्त मंत्रालय संख्या MMV-7-2 / 168 के क्रम में पंजीकृत हैं। संगठनों वित्त № 50n के आधार पर आदेश के बीच ईडीआई। इलेक्ट्रॉनिक स्वरूप में प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ इंटरचेंज की शर्तें संघीय कर सेवा क्रम संख्या MMV-7-6 / 36 @ में निर्धारित। ईडीएम प्रक्रिया गतिविधियों के सभी ऑपरेटरों संघीय कर सेवा के आदेश द्वारा निर्देशित होना चाहिए № MMV-7-6 / 253 @।

"वीएलएसआई"

संगठनों के बीच "वीएलएसआई" इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ ग्राहकों देता है निम्न लाभ:

• किसी भी संगठन रूस के राज्य क्षेत्र पर पंजीकृत किया गया दस्तावेज भेज सकते हैं। प्रतिपक्ष "वीएलएसआई" प्रणाली के लिए एक पार्टी नहीं है, तो कर्मचारी बस संगठन का एक प्रतिनिधि के साथ संपर्क करें और भेज देंगे ई मेल निमंत्रण प्रणाली में भाग लेने के। इसके तत्काल बाद पुष्टि के बाद प्रतिभागियों के बीच सूचना का आदान-बिचौलियों के बिना किया जाएगा।
• एक कंप्यूटर पर सॉफ़्टवेयर स्थापित आवश्यक नहीं है। आपके ब्राउज़र और इंटरनेट का उपयोग के वर्तमान संस्करण है करने के लिए पर्याप्त।
• डेटा के साथ काम करने के लिए एक विशेष कार्यक्रम की जरूरत नहीं है। रिपोर्ट मूल रूप से इस तरह के 1C के रूप में तीसरे पक्ष के सॉफ़्टवेयर, में तैयार किया गया था, तो यह "वीएलएसआई" प्रणाली के साथ एकीकरण कॉन्फ़िगर करने के लिए संभव है।
• दस्तावेज़ के मानक फार्म सेट नहीं है। आप पाठ, स्प्रेडशीट फ़ाइलें, चित्र और इतने पर भेज सकते हैं। डी

SKB "Kontur"

रूस में पहले सॉफ्टवेयर डेवलपर्स में से एक भी उपकरणों की आपूर्ति, जिसके माध्यम से संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों में लगी हुई है। "कंटूर" DiaDoc के एक प्रणाली विकसित की है, जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के आदान-प्रदान से। प्रणाली का एक विशेषता यह है कि डेटा तक पहुँच विदेश में प्राप्त किया जा सकता है। इस प्रयोजन के लिए कंपनी रोमिंग शुल्कों में विकसित किया है। अगर वांछित, एपीआई के माध्यम से मोनो पहुँच डेटा।

आप क्या आवश्यकता है?

ईडीआई कनेक्ट करने के लिए, कंपनियों को खरीदने की जरूरत है:

• लाइसेंस प्राप्त सॉफ्टवेयर;
• सर्वर
• उपकरण उन्नयन;
• ट्रेन स्टाफ;
• अनुकूलित और आंतरिक अनुप्रयोगों के साथ प्रयोग के लिए ईसीएम एकीकृत।

इस तरह के निवेश के क्रम संगठन के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ कनेक्ट करने के लिए लागू करने की आवश्यकता? तकनीकी सहायता परामर्श की लागत, और सॉफ़्टवेयर अद्यतन में शामिल किए जाने SED - निवेश के दूसरे चरण। इन लागत मासिक भुगतान करना होगा।

निष्कर्ष

बदलने के लिए कागज-आधारित ई-मेल आता है। यह न केवल संगठन की लागत प्रक्रियाओं का संचालन करने के कम कर देता है, लेकिन यह भी एक पूरे के रूप व्यापार की दक्षता में वृद्धि होती है। ईडीआई सफलतापूर्वक कार्य कर रहा करने के लिए, आप स्पष्ट रूप से सही ढंग से उपकरण को समायोजित करने के उद्देश्यों और प्रणाली के कार्यान्वयन तैयार करने की जरूरत है।