फाइलिंग दस्तावेजों। कैसे दस्तावेज दाखिल करने के लिए?

प्रलेखन ज्वाइन करने से पहले दस्तावेज और रिकॉर्ड प्रबंधन के मुद्दों के विषय में आवश्यक निर्देश की बड़ी संख्या के साथ सबसे व्यापक परिचित की आवश्यकता है। इन मानदंडों - जटिल होते हैं और विभिन्न छोटे विवरण और बारीकियों की एक बड़ी संख्या में होते हैं। कैसे दस्तावेजों कोने हेम के लिए? यही कारण है कि एक सूची संलग्न होता है? मैं आपको लेखांकन दस्तावेज़ termoperepletnoy मशीन सीना कर सकते हैं? शुरुआती लिपिक कार्यकर्ता उसके सिर तोड़ के लिए कुछ है।

छोटी बात?

पहली नज़र में, मामले की पंजीकरण की प्रक्रिया और संग्रह काफी सरल में डालने, लेकिन व्यवहार विपरीत पता चलता है। कार्यालय की संस्था के नियमों में से किसी के उल्लंघन के मामले में व्यापार-पेपर को स्वीकार करने के लिए मना कर दिया जाएगा, और आप काम फिर से शुरू कर दिया है। ऐसी स्थिति में अपने जीवन में हुआ है, तो हमारा लेख पढ़ें - हम इस मुद्दे को हल करने की कोशिश करेंगे।

क्यों सिलाई की दस्तावेजों? वहाँ किसी भी नियम है जिसके तहत इस प्रक्रिया नियंत्रित किया जाता है कर रहे हैं? हाँ, और वे कई हैं। हम मुख्य रूप से मामला प्रबंधन पर methodological सिफारिशों, जो दिसम्बर 2009, राज्य अभिलेखागार के क्रम में अनुमोदित किया गया के बारे में बात कर रहे हैं। दूसरी बारी में - GOST 51141 पर, व्यापार और कार्यालय प्रबंधन और सभी आवश्यक परिभाषाएँ और शब्दों वाले संग्रह करने के लिए समर्पित कर दिया। इसके अलावा, अन्य कानूनी मानदंडों, जो पार से जुड़े दस्तावेज़ के अनुसार कर रहे हैं।

के कवर के साथ शुरू करते हैं

कवर के साथ न केवल - थिएटर एक हैंगर, तो हमारे प्रक्रिया के साथ शुरू होता है। और एक गत्ता "परत" की पसंद - दस्तावेज़ के "पैकेजिंग" की प्रक्रिया में पहला कार्यों में से एक। पहली नज़र में, आप कई मौजूदा किस्मों के बीच एक अंतर नहीं मिलेगा। लेकिन अधिक बारीकी से देख, आप समझते हैं कि कवर मानक, गैर मानक हैं, और लंबी अवधि के भंडारण के लिए इस्तेमाल कर रहे हैं।

अक्सर आप एक मानक कवर प्रारूप 229h324 मिमी मिल सकते हैं। यह सभी मामलों में जहां नमूने का आकार स्टेपल शीट में लागू किया जाता है। किसी कारण से दस्तावेज़ एक काफी विशिष्ट और उपस्थिति मानकों है, तो एक गैर मानक भिन्नता कवर की आवश्यकता है। पिछले मन से संबंधित है कि जिसमें दस्तावेज 25 साल या उससे अधिक से जमा हो जाती है पर जाएँ।

कानून के तहत, इस तरह के कवर महत्वपूर्ण काम कर जीवन के कारण ठोस गत्ते से केवल बना रहे हैं। उपाय उचित दस्तावेज़ प्रकार और समय की एक गंभीर अवधि के बाद उपयोग के लिए अपनी उपयुक्तता संरक्षित करने के लिए लिया जाना चाहिए। राज्य अभिलेखागार में प्रसव के लिए इरादा दस्तावेज, इस तरह के एसिड मुक्त गत्ता के रूप में एक पदार्थ से बना एक आवरण में संग्रहीत।

के चादरों की संख्या के बारे में बात करते हैं

इससे पहले कि आप फ़ाइल सही दस्तावेज धागे, जो सभी के लिए आवश्यक हैं सही क्रम में जोड़े जाने के लिए। फिर एक पारंपरिक सरल पेंसिल द्वारा किया जाता प्रक्रिया नंबर। मुख्य नियम है - यह बल्कि दस्तावेज़ पृष्ठों की तुलना में क्रमांकित सूचियों है। अरबी अंक ऊपरी दाएँ कोने में प्रत्येक शीट से चिपका। इसके अलावा, हमारे निशान पाठ पर "क्रॉल" की आवश्यकता नहीं है। चादरों की कुल संख्या से लागू नहीं होता सूची दस्तावेजों।

क्या बारीकियों नंबरिंग में मौजूद हैं? ढीला पत्ती दस्तावेजों की संख्या एक पत्र या कुछ इस तरह है, पहले एक लिफाफा द्वारा प्रगणित शामिल हैं तो बारी - अपने पत्रक में एम्बेडेड प्रत्येक। भेजे इकाइयों की संख्या है - 250 से अधिक, यह कई खंडों में विभाजित करने के लिए बनाया है। और उनमें से प्रत्येक का अपना नंबर है।

अंदर संग्रह व्यावसायिक दस्तावेज़ों मौजूद हो सकता है, जो, पत्रिकाओं के प्रकाशन के उदाहरण के लिए अपनी अलग पृष्ठ संख्या है,। हालांकि, अभिलेखागार में केस को प्रोसेस करना, वे द्वारा प्रगणित, दूसरों के बीच, सामान्य क्रम को परेशान किए बिना।

एक नेस्टेड सूची के लिए एक महान प्रारूप है, तो यह विस्तार करने के लिए और निर्णय लिया ऊपरी दाएं कोने में अंकों। यह पाठ करने के लिए स्वतंत्र पहुँच प्रदान की जाएगी। चादरें चिपकाया उनके अलगाव की असंभावना के टुकड़े में से किसी पर हैं, तो इस पैक के सभी एक के रूप में गिने है। इस मामले में, यह चिपके टुकड़े में से प्रत्येक की एक सूची है, जो पीठ पर या खाली स्थान पर है संकलन करने के लिए निश्चित है। आश्वासन के चिपकाया दस्तावेज़ का एक संकेत लिखित रूप में या नाम का संकेत है की कुल सूची के नोट में होना चाहिए। अक्सर इन निवेश स्वतंत्र जांच, बयान या तस्वीरें हैं।

बग सुधार और दस्तावेजों की सूची

मामले में आपरेशन के पाठ्यक्रम में कुछ नहीं भी गंभीर त्रुटि की अनुमति दी जब पूरे सरणी फिर से पत्र पदनाम का उपयोग कर सकते renumbering के बजाय (जैसे, चादरों की जोड़ी को छोड़ दिया)। इस मामले में, अन्य पत्रक पर संख्या परिवर्तित नहीं होते हैं। ऐसी त्रुटियों के उन्मूलन केवल संग्रह कर्मचारियों के साथ समझौते पर संभव है। पता चला सकल त्रुटि तो दस्तावेज़ फिर से गिने किया जाएगा। पुराने नंबर, जबकि के रूप में धीरे संभव के रूप में बाहर पार और नए लोगों को नीचे रख। इस मामले में, अपडेट फिर से आश्वासन शिलालेख की कथित तौर पर नंबर।

सूची के बिना आप कोई संग्रह स्वीकार नहीं किया जाएगा है। जानकारी में निहित, दस्तावेज़, ड्राइंग, एनोटेशन की तारीख और सीधे एक शीट के सीरियल नंबर, नोटों की संख्या दिखा मेज और (यदि आवश्यक हो) के नाम के लिए। संख्याओं के रूप में दस्तावेजों की संख्या के बारे में सभी जानकारी पूर्ण, दोहराया गया शब्द है, तो सभी विवरण नाम के साथ क्लर्क द्वारा प्रतिहस्ताक्षरित

दस्तावेजों धागा दायर करने के लिए कैसे

चूंकि तिर्यक प्रक्रिया अपनी उंगलियों पर है कि सभी आवश्यक सामग्री और उपकरण सुनिश्चित करना चाहिए। अपने स्वयं के व्यवसाय के अलावा एक सूआ, सुई, फाइलिंग दस्तावेजों और विशेष धागे के लिए गत्ते की जरूरत है। पिछले मोजा के रूप में बैंक सुतली, गंभीर या proshivnymi धागा एल 210। अंतिम कार्यालय की जरूरतों को अधिक बार के लिए इस्तेमाल किया तरह।

पर दस्तावेज़ की शुरुआत से किसी भी पेपर क्लिप या अन्य धातु की वस्तुओं को निकाल दिया जाता है, तो मामले चादरें चिकनी साफ ढेर कर रहे हैं। अंतरिक्ष क्षेत्र में बाईं ओर तीन छेद सुई या सूआ है। उन्हें सबसे अच्छा मुक्त अंतरिक्ष बाईं खरोज लिए करना के बीच में रखें, एक के बारे में की दूरी और एक आधा सेंटीमीटर अर्थात्। इस अवलोकन महत्वपूर्ण है - क्योंकि अन्यथा दस्तावेज दाखिल करने के बाद वे पढ़ने के लिए कठिन हो जाएगा।

सुविधा के लिए टिप्स

छेद आप के लिए चिकनी किनारों है, तो महत्वपूर्ण है, एक छेद पंच ले। लेकिन यह "बहुत मुश्किल" है कि बहुत ज्यादा कागज याद है। सुनिश्चित करें। कि सभी तीन छेद की ऊंचाई पर स्थित है और समान रूप से के बारे में 3 सेमी की दूरी से दूरी पर थे उनमें से औसत पृष्ठ के बीच पर गिर चाहिए।

कवर शीट और व्यापार के पतन को नुकसान को रोकने के लिए अक्सर जगह आगे और पीछे चमकती गत्ता स्ट्रिप्स को मजबूत बनाने की सिफारिश की है। के माध्यम से यह धागा छोड़ दिया जाएगा। सामान्य इसके आकार - 70 सेमी, लेकिन हर मामले में यह ढेर की मोटाई पर निर्भर करता है ..

छेद छेद 3 के रूप में

यहाँ इस एल्गोरिथ्म दाखिल दस्तावेजों की सामग्री को कर रहे हैं। सबसे पहले, सुई छिद्र के बीच के माध्यम से पारित कर दिया है, धागा के अंत के पीछे के साथ रहता है। इसके छेद के शीर्ष पर vdet का पालन किया। नतीजतन, ढेर के दोनों सिरों कारोबार सिला शीट पर प्रदर्शन किया। सुई के छेद के नीचे के माध्यम से खींच लिया और सामने की ओर स्ट्रिंग आकर्षित कर रहा है। तब फिर केंद्र छेद में सुई छोड़ देते हैं। इसलिए हमारे धागा सभी आवश्यक छेद, जिसके बाद दोनों सिरों दस्तावेज़ एक मजबूत गाँठ के पीछे से बांधा जाता माध्यम से तैयार किया गया था। समाप्त होता है के बारे में 5 सेमी की लंबाई को बनाए रखा।

सीधे विधानसभा पर आश्वासन के शब्दों के साथ कागज के एक टुकड़े चिपके है। नीचे हम अपने उत्पादन की तकनीक को देखो।

दस्तावेज़ सिला जा सकता है और 4 छेद के साथ। यह कैसे करना है? प्रक्रिया जटिल नहीं है। चार छेद समान धुरी पर व्यवस्था के साथ खड़ी संतुलित मुक्का मारा जाता है। पहले उद्घाटन के पीछे की तरफ पूंछ धागा छोड़कर टांके फर्मवेयर का आयोजन तो जैसा कि ऊपर वर्णित एक गाँठ बांधने। फर्मवेयर आदेश स्थायित्व और विश्वसनीयता सुनिश्चित करने के लिए दो बार दोहराया जाना चाहिए।

आश्वासन शिलालेख की

नंबरिंग और फर्मवेयर के बाद अगले चरण - आश्वासन शिलालेख के हमारे व्यापार की आपूर्ति। यह क्या है? पाठ के साथ इस स्टीकर आकार 4x6 सेमी "एक साथ बांधा और गिने शीट ..." (उनकी संख्या एक संख्या से दर्शाया जाता है, और शब्द)। आगे कहा गया है कर्मचारी की स्थिति, तारीख और व्यक्तिगत हस्ताक्षर दस्तावेज़ कृपया। आप प्रमाण पत्र सील करने के लिए चाहते हैं, यह भी ध्यान दिया जाना चाहिए। के नोड हमें तंतु जो इस मामले में मुक्त रहना चाहिए की युक्तियाँ बंधे शीर्ष पर शिलालेख चिपके है। हस्ताक्षर, प्रक्रिया के अंत में मुद्रा जब गोंद सूख गया है। यह उसे फैलने से रोकने के लिए किया जाता है। मुद्रण (यदि हो तो) लेबल पर ही चादर हिस्से को हिस्सा चिपका दें।

और के बाद ही एक सौदा सिले, गिने, पर हस्ताक्षर किए और मोहरबंद सील, यह संग्रह करने के लिए भेजा जा सकता है।

आश्वासन शिलालेख के पीने के गंभीर और चौकस हो गया है। उन्मुक्ति मामले का सबूत प्रलेखित - यह वह था। इसकी अखंडता के उल्लंघन के मामले में या दस्तावेज़ पूर्वाग्रह नियंत्रण निकायों अदालत में उसकी चुनौती स्वीकार किए जाते हैं नहीं किया जा सकता, या शायद।

क्या और क्यों लगाता

यह अनिवार्य संग्रह में दाखिल करने के लिए कारण या निरीक्षण निकायों के लिए जो कर अधिकारियों, पेंशन फंड और कई ऐसे में से किसी में सभी स्टेपल दस्तावेजों है। आप वापस दस्तावेजों चिपके या एक स्टेपलर का उपयोग कर स्टेपल नहीं ले सकते। पहले से ही बताया गया है, गैर अनुरूप कार्यवाही के मामले में यह तो आप बस स्वीकार नहीं करेंगे।

ऐसी प्रक्रियाओं विषय मुख्य रूप से कर्मियों और लेखा संबंधित दस्तावेज हैं। जो लोग बाद में साल के प्रसंस्करण पूरा कर लिया है संगठन या उद्यम के संग्रह में जमा किया जाएगा। विशेष अभिलेखीय संस्थानों पुरानी कानूनी अवधारण अवधि के मामले में भी प्रसारित करते हैं। यह कानून द्वारा निर्धारित दस्तावेज़ के प्रकार पर निर्भर करता है। उदाहरण के लिए, कम से कम 75 साल लेख्य प्रमाणक का रिकॉर्ड, किताबें और कर्मियों जानकारी के आर्थिक खाते के दस्तावेज रखने के लिए आवश्यक हैं।

केवल 20 वर्ष - डिजाइन चित्र की शैल्फ जीवन बहुत छोटे होते हैं। फोटो प्रलेखन 5 साल की देखभाल करने के लिए किया। अभिलेखीय संस्थानों दोनों सार्वजनिक और निजी उद्यमों के मामले में जमा किया जाएगा। किसी भी गैर राज्य अभिनेताओं का कार्य - इस अनुबंध के संघीय अभिलेखीय सेवा के साथ समाप्त करने के लिए।

यह याद रखा जाना चाहिए सही फर्मवेयर दस्तावेज़ केवल एक ही कर्मचारी है, जो इस दायित्व नौकरी का विवरण में लिखा हुआ है है। कम गुणवत्ता वाले यौगिक दस्तावेज़ के मामले में कुछ प्रतिबंधों, विशेष रूप से परिवर्तन या कुछ महत्वपूर्ण पृष्ठों की कमी के मामले में प्रदान करता है।

हमें प्रौद्योगिकी बाइंडर पर लौट चलो

ऊपर-वर्णित पार जोड़ने तरीकों दोनों बैकअप और कर निरीक्षण के लिए उपयुक्त हैं। 5 छेद पर अक्सर - लेकिन लेखांकन दस्तावेज़ दाखिल करने, (10 वर्ष से अधिक) एक लंबे समय के लिए भंडारित किया विशेष रूप से मजबूत होना चाहिए। आश्वासन के शिलालेख के क्रम में एक विशेष टिशू पेपर पर किया जाता है, स्पष्ट रूप से दिखाई इकाई के अंतर्गत स्थित स्टीकर के लिए और दस्तावेज़ की अखंडता के बारे में कोई संदेह नहीं है वहाँ है।

कार्यालय छेद पंच पारंपरिक स्टेशनरी पंचर की शर्तों, फिर, यदि आवश्यक हो, कागजी दस्तावेजों की बड़ी मात्रा में (उदाहरण के लिए, मुद्रण में) जारी करने के लिए तो ड्रिलिंग मशीनों या एक बाध्यकारी मशीन के रूप में पेशेवर उपकरण का उपयोग करें। इस तरह के तंत्र गंभीर शक्ति है और या तो हाथ से संचालित और एक बिजली ड्राइव के साथ सुसज्जित किया जा सकता है।

मशीन तंत्र

इन पद्धतियों या मशीनों के आधार - स्प्रिंग्स का उपयोग करने का क्लासिक विधि। इस तरह की एक बुकबाइंडिंग मशीन वेध के लिए एक उपकरण के साथ सुसज्जित है। प्लास्टिक की सीख वसंत, जिसके बाद शीर्ष और यूनिट के नीचे गत्ता या प्लास्टिक कवर जोड़ा पर दस्तावेज़ के एक और व्यवस्था।

बाध्यकारी मशीन का लाभ बहुत बड़ी दस्तावेजों संबंध की संभावना है। ब्लॉक की मोटाई 500 पृष्ठों तक हो सकता है। और यह भी - हटा सकते हैं या पृष्ठों और चादरें पहले से ही बंधे हुए दस्तावेज़ के पूरक करने की क्षमता। नुकसान काफी गंभीर हैं, और जटिलता बहुत अधिक शक्ति नहीं है।

दाखिल दस्तावेजों के लिए बुकबाइंडिंग मशीन धातु स्प्रिंग्स, जो एक निश्चित कदम पर सेट है और छेद मुक्का मारा, क्रमशः, यह करने के लिए, कागज ब्लॉकों लचीला वसंत इस्पात, जो तब संकुचित और लॉक किया गया है पर पहने जाते हैं के साथ सुसज्जित हैं। अधिक आकर्षक अंतिम रूप और बेहतर विश्वसनीयता प्लास्टिक स्प्रिंग्स के बंधन की तुलना - धातु स्प्रिंग्स के साथ तंत्र के लाभ। लेकिन एक ही समय में डालने या क्षति असंभव बिना शीट दूर करने के लिए।

वसंत के अलावा, वहाँ प्लास्टिक कंघी करने के लिए बाध्यकारी के सिद्धांत पर काम कर उपकरणों, जो दांत कर्ल कर रहे हैं। वहाँ भी सर्पिल पर बाध्यकारी, डेस्क कैलेंडर, नोटबुक और डायरियों पर हमें परिचित है। उन में छेद छिद्रण के बाद सर्पिल (अन्य स्वचालित रूप से 3-4 मैन्युअल रूप बदल जाता है,) घाव।

प्रगति अभी भी खड़े नहीं करता है

क्या थर्मल बाध्यकारी है? यह दाखिल दस्तावेज, और उनके गैर अलग कनेक्शन जो जल्दी से हो सकता है के लिए एक आधुनिक मशीन है। termoperepletnyh मशीन के साथ सामग्री की एक बड़ी संख्या को पूरा कर सकते हैं, साथ ही अलग-अलग प्रतियां तैयार। इस प्रकार विशेष रूप से उपयुक्त रिपोर्ट, अनुबंध और प्रचार सामग्री भेज दिया गया है।

कार्य इस प्रकार के मशीन termokoreshkov बंधन के उपयोग के द्वारा और विभिन्न रंगों और आकारों होने termooblozhek। termooblozhka मामले एक निश्चित मोटाई चयनित शीट की संख्या पर निर्भर करता है, तो सभी को एक साथ मशीन में रखा। बहुलक चिपकने वाला के कवर अंत फुलाना परत के अंदरूनी हिस्से। मशीन एक हीटिंग तत्व है जिसके द्वारा बहुलक पिघलाया जाता है और सभी पत्रक गर्म परत में बंद कर रहे हैं के साथ प्रदान की जाती है।