उद्यम में दस्तावेज़ों को कैसे पंजीकृत किया जाना चाहिए?

दस्तावेजों का पंजीकरण क्या है और संगठन को क्या आवश्यकता है? आइए इस प्रश्न के क्रम में जवाब दें: पहला - "क्या", और तब पहले से - "किसके लिए"?

इसलिए, यह प्रक्रिया प्राप्ति या दस्तावेज़ के निर्माण के तथ्य का निर्धारण है। इसके दौरान, एक विशेष सूचकांक सीधे संगठन द्वारा बनाई गई या प्राप्त कागज पर रखा गया है। लेकिन यह केवल आधी प्रक्रिया है दूसरा भाग - एक विशेष पंजीकरण फार्म में "नवागंतुक" के बारे में प्रासंगिक जानकारी का परिचय। सूचकांक में आमतौर पर कई भागों होते हैं। सबसे पहले, यह एक सीरियल नंबर है इसे कलाकारों के सूचकांक, मामलों के नामकरण, प्राप्तकर्ताओं का क्लासिफायरफ़ाइयर और इतने पर के साथ पूरक किया जा सकता है। घटकों को विभिन्न दृश्यों में व्यवस्थित किया जा सकता है उदाहरण के लिए, सबसे पहले, संख्या हो सकती है, फिर नामित नामित सूचकांक, और क्लासिफायरफ़ाइल का प्रयोग बहुत अंत में किया जा सकता है। लेकिन रिवर्स अनुक्रम संभव है। संयोग से, विशेष संख्याओं के असाइनमेंट, जिसमें पत्र संयोजन भी शामिल हैं, घटक दस्तावेजों के पंजीकरण द्वारा विशेषता है ।

यह कहा जाना चाहिए कि उद्यम या फर्म पर, दस्तावेजों का वैश्विक पंजीकरण किया जाना चाहिए। यही है, सभी व्यवसायिक दस्तावेज़, इनकमिंग और आउटगोइंग दोनों, रिकॉर्ड किए जाने चाहिए।

इसके बाद, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि संगठन के दस्तावेजों का पंजीकरण निम्नलिखित आवश्यकताओं को पूरा करना होगा:

• एकल - कोई भी आवक या बनाया गया दस्तावेज़ केवल एक बार दर्ज किया गया है। यदि हम आंतरिक आदेशों के बारे में बात कर रहे हैं, तो विभाग से विभाग को वे नंबर (इंडेक्स) की शुरुआत बहुत ही शुरु में कर रहे हैं। यह नियम आधिकारिक पत्राचार और गंभीर मालिकों के आदेशों के लिए समान रूप से सच है।
समयबद्धता - यहां इसका मतलब है कि बाहर से प्राप्त प्रतिभूतियों का पंजीकरण प्राप्ति के दिन किया जाता है। यदि हम आंतरिक आदेशों, निर्देशों या आदेशों के बारे में बात करते हैं, तो उन्हें जिम्मेदार कर्मचारियों (अधिकतम - अगले दिन) द्वारा हस्ताक्षर करने के तथ्य पर तय किया जा सकता है।
• पृथक्करण - प्रत्येक प्रकार के व्यवसायिक कागजात के लिए व्यक्तिगत निर्धारण (इनकमिंग, आउटगोइंग, ऑर्डर, मेमो, बैठक का मिनट, ऑर्डर आदि) है।
• समानता - लेखांकन हमेशा एक ही नियमों के अनुसार किया जाता है। इस मामले में, पंजीकरण फॉर्म में कोई फर्क नहीं पड़ता।
• सार की पूर्णता - जब आप पंजीकरण फॉर्म में डेटा दर्ज करते हैं, तो आपको उसमें अधिकतम सूचना प्रदर्शित करने की आवश्यकता होती है। विशेष रूप से किसी भी दस्तावेज़ की सामग्री के संदर्भ में।

इसके अलावा, कंपनी के सभी कागजात का निर्धारण एक वर्ष के भीतर किया जाना चाहिए (कैलेंडर)।

और अब यह प्रश्न का उत्तर देने का समय है: "किस लिए?" संगठनों में प्रयुक्त दस्तावेज़ों का पंजीकरण विभिन्न कार्यों को हल करने की अनुमति देता है। आइए हम सबसे हड़ताली उदाहरण पर विचार करें। यदि कैलेंडर वर्ष के अंत में सीरियल नंबरों को लेने और विश्लेषण करने के लिए, तो हम दस्तावेज़ प्रवाह के विकास को ट्रैक कर सकते हैं। यह जानकारी सचिव की वैध मांगों का कारण बन सकती है जिससे वे वेतन बढ़ा सकते हैं (एक विकल्प के रूप में - सचिवालय के कर्मचारियों की संख्या में वृद्धि)