हारमोनाइजेशन और दस्तावेजों के मानकीकरण। एकीकरण और दस्तावेजों के मानकीकरण के विकास

वैज्ञानिक और तकनीकी प्रगति और स्वामित्व के कई रूपों के उद्भव व्यापार-आर्थिक और सामाजिक-सांस्कृतिक संबंधों के विस्तार के लिए नेतृत्व किया। तेजी से जानकारी प्रवाह के समाज प्रभावित प्रसार खंड हैं जो प्रबंधन इकाइयों के समुचित संचालन के लिए आवश्यक हैं में प्रक्रियाओं तेज हो गया।

दस्तावेजों के एकीकरण क्या है

कार्यक्षेत्र और क्षेत्र की परवाह किए बिना: सार्वजनिक गतिविधि या उद्योग, शिक्षा या स्वास्थ्य देखभाल है कि क्या - हाथ एकीकरण और दस्तावेजों के मानकीकरण धीरे-धीरे पृष्ठभूमि में नहीं हो पाती। प्रसंस्करण द्वारा पिछली सदी की शुरुआत से डेटा को कूटबद्ध उन्हें धीरे-धीरे यंत्रीकृत विधि करने के लिए हाथ से पारित कर दिया, और आगे - करने के लिए स्वचालित।

इस प्रकार युक्तिकरण प्रलेखन पारित कर दिया। "एकीकरण और दस्तावेजों के मानकीकरण" की अवधारणा को इस स्तर पर की गई थी। हालांकि, डेटा कार्यप्रवाह के सभी चरणों में और सुधार वहाँ एक और एक ही समस्या है। अराजकता असंभव स्वचालित करने के लिए, के रूप में इस प्रक्रिया एकीकरण और सामान्य रूप में दस्तावेजों के मानकीकरण से पहले आना चाहिए ले आओ। दूसरे शब्दों में, केवल कागज की व्यवस्था के द्वारा, आप उनके प्रसंस्करण और उपयोग करने के लिए शुरू कर सकते हैं।

लक्ष्य और एकीकरण के उद्देश्यों

सरकारी प्रशासनिक, आर्थिक और किसी भी अन्य गतिविधि के अनुकूलन में महत्वपूर्ण पहलुओं एकीकरण और दस्तावेजों के मानकीकरण कर रहे हैं। संक्षेप में कैसे इस अवधारणा को एक सामान्य टेम्पलेट, वर्दी व्यवस्था करने के लिए दस्तावेज़ ला सकता है समझाने। यह प्रक्रिया किसी भी दस्तावेज की तत्काल तैयारी पर एक बहुत बड़ा प्रभाव पड़ता है। मानकीकरण के सिद्धांतों और दस्तावेजों के एकीकरण इस प्रकार हैं:

1. यूनाइटेड टाइपिंग रूपों।
2. डेटा के पंजीकरण के लिए वर्दी आवश्यकताओं की स्थापना, निर्णय लेने के एक ही प्रकार हो जाती है।
3. तैयारी और सजावट सामग्री के विभिन्न प्रकृति के लागत में एक महत्वपूर्ण कमी।
4. वर्दी डेटाबेस की संगत सेट, उद्योग और गतिविधि की परवाह किए बिना।

कार्य एकीकृत कार्यप्रवाह

यह समझा जाना चाहिए कि किसी भी गतिविधियों को प्रत्यक्ष और एक संगठन, कंपनी, देश को नियंत्रित करने के, सब के बाद, एक प्रणाली है जिसमें हर तत्व एक या अन्य समारोह हो जाता है। उनमें से वहाँ सामान्य (या विशिष्ट) कर रहे हैं - कि किसी भी संस्था की गतिविधियों में निहित हैं उन: योजना, लेखांकन, आदि के संगठनात्मक, प्रशासनिक, कार्यकारी कार्यों इस बीच, अलग-अलग संगठनों की गतिविधियों विशेष कार्य में निहित हैं। उदाहरण के लिए, उद्देश्यों और लक्ष्यों को, शैक्षिक गतिविधियों के कार्यान्वयन के आधार पर के लिए केवल इस क्षेत्र के विषयों में आम है।

दस्तावेजों की प्रणाली क्या है

एकीकरण और मानकीकरण दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली एक सामग्री से उनके रिश्ते के आधार पर गठित है:

• विशेषताओं घटना;
• गंतव्य;
• उद्योग;
• लिखें;
• संकलन के लिए आवश्यकताओं।

एक एकीकृत प्रणाली में दस्तावेजों क्या हैं

प्रणाली प्रलेखन obschefunktsionalnoy और उद्योग हो सकता है। पहले प्रकार के संबंध में, यहां सवाल उठता है चाहिए। उद्योग द्वारा सिस्टम उद्यम या संगठन की बारीकियों को दर्शाती दस्तावेज़ शामिल हैं। उदाहरण के लिए, मानकीकरण और सीमा शुल्क दस्तावेजों को सुसंगत सामग्री है कि राज्य की सीमा की जांच में विनियमित और निर्यात प्रक्रिया, आयातित माल पार करने में शामिल होंगे।

जहाँ तक सामग्री के रूप में जुड़े रहते हैं और कैसे दो प्रणालियों के दस्तावेजों के बीच संबंध है - कार्यात्मक और उद्योग कई कारकों पर निर्भर करता है। विशेष रूप से, उनके मूल्य के लिए एक संगठन की गतिविधियों की प्रकृति के द्वारा पूर्व निर्धारित है। इसके अलावा, एकीकरण और प्रशासनिक दस्तावेजों के मानकीकरण हमेशा संगठनात्मक, कार्यकारी या प्रशासनिक गतिविधियों के बारे में प्रावधानों के निर्माण के संकेत नहीं करता है। इस बीच, संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन योजना है, जो बुनियादी नियंत्रण अंक, प्रबंधन, सहयोग शामिल है और राज्य निकायों, उद्यमों, विभागों और अधिकारियों उद्योग और कार्यात्मक संरचना पर आधारित का काम नियंत्रित करते हैं।

एकीकरण और मानकीकरण के मुख्य चरण

मानकीकरण और व्यापार दस्तावेजों को सुसंगत की समस्याएं अक्सर संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज के ब्लॉक कि इस तरह के सिस्टम के लिए कानूनी सहायता है के आवंटन में देरी की वजह से उत्पन्न होती हैं। व्यावसायिक उद्यम दस्तावेज़ प्रबंधन के समय पर सामंजस्य का आयोजन करना शामिल है:

1. वृत्तचित्र की वर्दी रूपों उचित नामकरण स्थापित करने के लिए जा रहा के ढांचे के भीतर।
2. इमारत प्रलेखन प्रणाली के सामान्य मॉडल फार्म, एक मॉडल के रूप में लिया पर आधारित है।
3. विशेष ध्यान निर्माण प्रलेखन के वाक्यात्मक नियमों को दिया जाता है।

इस एकीकरण और मानकीकरण करने से पहले स्रोत दस्तावेजों के निर्माण, भरने, प्रसंस्करण और बचत के सभी चरणों में सामग्री के लिए सभी आवश्यकताओं के साथ आयोजित किया गया। हम और psychophysiological मानवीय क्षमताओं और मशीन और तकनीकी उपकरणों के मापदंडों पर विचार करें।

मानकों के निर्माण की विशेषताएं

यह ध्यान देने योग्य है कि एकीकरण की प्रक्रिया के परिणाम आम कानूनी फार्म के लिए सर्वाधिक उपयोग होने वाले टेम्पलेट्स लाने गया था लायक है। सेवाओं, उत्पादों और रोजगार के लिए विकसित मानक संघीय वैधानिक स्तर पर एक विवरण है। इस मामले में "एकीकरण और दस्तावेजों के मानकीकरण" की अवधारणा को एक स्वैच्छिक आधार पर बार-बार इस्तेमाल के लिए मानदंडों और मानकों के निर्धारण पर राज्य की गतिविधियों से निर्धारित होता है।

बनाने मानकों का कार्य उत्पादन के क्षेत्र में आदेश है और उत्पादों, सेवाओं या काम करता है के प्रतिस्पर्धी गुणवत्ता को बढ़ाने के। मानकीकरण और व्यापार दस्तावेजों को सुसंगत भी जानकारी और तकनीकी अनुकूलता प्राप्त करना है।

विदेश व्यापार प्रलेखन के एकीकरण से जुड़ी समस्याओं

इसके अलावा, अवधि "मानक" न केवल निर्देशात्मक प्रलेख सामग्री मतलब है। कानून स्पष्ट रूप से स्वैच्छिक गैर आक्रामक उपयोग की तंत्र कहा। राज्य के मानकों काफी जल्दी राष्ट्रीय प्रतिस्थापित किया गया। बुनियादी बदलाव की शुरूआत के बाद केवल मानकीकरण और व्यापार दस्तावेजों को सुसंगत की समस्या बनी हुई है।

विशेष रूप से तीव्र है, और इस दिन के लिए निर्यात उत्पादों के लिए दस्तावेज की तैयारी की प्रक्रिया को नियंत्रित करने वाले राज्य के मानकों के सवाल है। एकीकृत प्रणाली, संघीय कानून "तकनीकी विनियमन पर" दिनांकित 2003/07/01 द्वारा अपनाई के अनुसार, प्रावधानों जिनमें से यह में मौजूद हैं, पूरी तरह से मानकीकृत प्रलेखन की आवश्यकताओं का पालन नहीं करता है, फिर भी, आज सामूहिक रूप से इस्तेमाल किया जा रहा है।

एकीकरण और मानकीकरण की प्रक्रिया में मानकीकरण के लिए स्टेट कमेटी की भूमिका

हारमोनाइजेशन और दस्तावेजों के मानकीकरण - रूसी राज्य मानक के रास्ते। तकनीकी, आर्थिक, सामाजिक अधिग्रहण कानूनी बल का कोई भी सब-रूसी classifiers तुरंत राज्य पंजीकरण के बाद। सभी आवश्यकताओं को व्यक्तिगत कृत्यों में शामिल के कार्यान्वयन पर नियंत्रण, रूसी स्टेट स्टैंडर्ड और नामित अधिकार क्षेत्र में राज्य द्वारा अधिकृत अन्य निकायों किया जाता है।

एकीकरण और दस्तावेजों के मानकीकरण के मुख्य दिशाओं वर्दी नमूने, टेम्प्लेट, फ़ॉर्म स्थापित करने के लिए कर रहे हैं। यह माल और एकीकृत प्रलेखन प्रणाली के कुछ प्रकार के लिए मानकों के लिए दस्तावेजों को तैयार करने में आवश्यक मानकों हो सकता है। बाद एक सामग्री प्रणाली एक सेट के नियमों तथा आवश्यकताओं के द्वारा बनाई गई है। एकीकृत प्रलेखन प्रणाली एक नियम, जानकारी प्रभाव की एक विशेष क्षेत्र में प्रबंधन कार्यों के क्रियान्वयन के लिए आवश्यक के रूप में, शामिल हैं।

रूस में मुख्य एकीकृत और मानकीकृत प्रणाली

तिथि करने के लिए, एकीकृत सिस्टम के बीच बाहर खड़े:

• संगठनात्मक और प्रशासनिक चरित्र के प्रलेखन से संबंधित संरचना;
• प्रणाली एक बैंकिंग संस्था में दस्तावेज़ को नियंत्रित;
• सामंजस्य और लेखा दस्तावेजों और खातों और सार्वजनिक क्षेत्र के संस्थानों के वित्तीय अभिलेखों की पुस्तकों के मानकीकरण;
• सांख्यिकीय दस्तावेजों क्षेत्र,
• प्रलेखन प्रणाली श्रम मामलों को नियंत्रित करने वाले;
• विदेश व्यापार के लिए मानकीकृत दस्तावेजों।

तदनुसार, ऊपर प्रणालियों में से प्रत्येक के अपने राज्य मानक है, जो गतिविधि के एक विशेष क्षेत्र के संचालन समन्वय के लिए केंद्रीय सरकारी विभागों विकसित की आपूर्ति की। उदाहरण के लिए, रूस में वित्त मंत्रालय लेखांकन और बैंकिंग दस्तावेज़ों के लिए रूपों बनाने के लिए जिम्मेदार है। बदले में, Rosarchiv संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज के पैटर्न की पहचान। ये वही अधिकारियों का कहना है कि दस्तावेजों का विवरण। उनके एकीकरण और मानकीकरण रूपों के निर्माण के एक विशेष उद्योग में इस्तेमाल किया जाएगा शामिल है।

विवरण और दस्तावेजों के रूपों मानकीकरण की प्रक्रिया में

दस्तावेज़ के विवरण यह एक अनिवार्य तत्व है, जो बिना यह प्रक्रियाओं, पंजीकरण सामग्री का औपचारिक पारित करने के लिए असंभव है पर विचार करें। जानकारी के लिए उल्लेख हस्ताक्षर, मोहर, मोहर, तिथि, लेख, आदि स्वाभाविक रूप से, आधिकारिक दस्तावेज के प्रत्येक प्रकार के लिए विवरण का एक अलग सेट का इस्तेमाल किया। इस मामले में, सिस्टम एकीकरण से प्रत्येक प्रणालियों में से एक के लिए दस्तावेजों की एक मॉडल के रूप बनाकर महसूस किया है। इसके आधार पर एक विशिष्ट डेटाबेस से संबंधित सभी दस्तावेजों का सबसे उपयुक्त विवरण का विकास।

फार्म, पहले ही उल्लेख के रूप में, दस्तावेज़ के एक टेम्पलेट रूप है। आवेदन की स्थापना के क्षेत्र में लेखन के इस तरह के एक मॉडल को ध्यान में इसके आकार, मार्जिन और इंडेंट, विशेष रूप से संरचनात्मक ग्रिड और मुख्य विवरण के निर्माण लेता है।

हारमोनाइजेशन और संगठनात्मक दस्तावेजों और प्रशासनिक क्षेत्रों के मानकीकरण किसी भी संस्था, एजेंसी, औद्योगिक और विनिर्माण उद्यमों की गतिविधियों में प्रकार के उपयोग के कम करने के लिए योगदान देता है। जो मेहमान एकीकरण और संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन के मानकीकरण के उपयोग विनियमित, पर लागू होते हैं:

• विनियमन;
• आदेश और निर्देश;
• समाधान;
• प्रोटोकॉल;
• कार्य करता है;
• पत्र।

पत्र तय पता प्रशासनिक और संगठनात्मक उपाय, सहित प्रबंधन, समन्वय और के रखरखाव:

• ; रूसी संघ के विषयों में से सरकारी अधिकारियों (विषयों की सूची में स्वायत्त क्षेत्र और गणराज्यों, विधान जो मुख्य रूप से स्थापित रूसी राष्ट्रीय भाषा के साथ भी शामिल है)
• कंपनियों और संगठनों, स्वामित्व और संगठनात्मक-कानूनी गतिविधि के अपने रूप की परवाह किए बिना।

GOST न केवल विवरण की रचना है, लेकिन उनके डिजाइन और निर्माण, रखने, उपयोग और रूसी संघ के प्रतीक और विषयों के हथियारों का राज्य कोट के साथ मौजूद रूपों के संरक्षण के लिए आवश्यकताओं को स्थापित करता है। GOST के आवेदन विवरण की एक योजनाबद्ध प्रतिनिधित्व है।