वित्तलेखांकन

प्रबंधन गतिविधियों का दस्तावेजीकरण और इसकी बुनियादी अवधारणाएं

दस्तावेज़ीकरण का अर्थ है विनियमित नियमों के अनुसार सूचना की रिकॉर्डिंग, अर्थात, विशेष क्रम में दस्तावेजों को जारी करने की प्रक्रिया। चूंकि रिकॉर्डिंग डेटा की प्रक्रिया को विभिन्न माध्यमों से किया जा सकता है, इसलिए प्रबंधन गतिविधियों के अभ्यास में दस्तावेज बहुत विविध हैं - हस्तलिखित, ग्राफिक, टाइपोग्राफिक, फोटो और वीडियो।

प्रबंधन गतिविधियों का दस्तावेजीकरण एक विनियमित प्रक्रिया है जो इसे कानूनी बल की गारंटी देता है - गुणवत्ता जो मौजूदा कानून की सूची में है

तिथि करने के लिए, दस्तावेजीकरण के विभिन्न माध्यमों का उपयोग किया जाता है: सरल (जैसे पेंसिल और परंपरागत बॉलपेप पेन) से अधिक जटिल इलेक्ट्रोमैकेनिकल लोगों (इसमें एक टेप रिकॉर्डर, वीडियो कैमरा, फोन कैमरा आदि) और कम्प्यूटरीकृत कंप्यूटर्स के लिए उपयोग किया जाता है। प्रयुक्त साधनों से, प्रलेखन के तरीके भी निर्भर होते हैं यह शाब्दिक, इलेक्ट्रॉनिक, फिल्म और फोटोग्राफिक हो सकता है

प्रबंधन गतिविधि का उपयोग, एक नियम के रूप में, हाथ से लिखे गए पाठ दस्तावेज़ या कंप्यूटर पर बनाए गए हैं। इसलिए, उन्हें प्रबंधन दस्तावेज़ों का नाम मिला।

दस्तावेज़ीकरण हमेशा कुछ जानकारी के एक निश्चित वाहक पर विशेष विवरण के साथ होता है, विशेष विवरण के साथ, जिसके बाद इसे पहचानने के लिए उपयोग किया जाता है प्रबंधकीय गतिविधियों का दस्तावेजीकरण एक अलग आधिकारिक गतिविधियों के साथ ही पूरे उद्यम की वित्तीय या संगठनात्मक कार्रवाइयों के रूप में गतिविधियों को विनियमित करने के साधन और आधार बनाता है।

दस्तावेज़ीकरण इसके कार्यों, उद्देश्यों, सामग्री, गोपनीयता की जानकारी और सूचना की उपलब्धता में भिन्न हो सकता है। कारकों को संबोधित करने से इसे अंतर-संगठनात्मक और बाहरी लोगों में वर्गीकृत करना संभव हो जाता है। पहला, जो एक संस्था या संगठन की सीमा से परे नहीं जाता, और इसके प्रतिभागियों के बीच आयोजित किया जाता है, को आधिकारिक कहा जाता है। दूसरा - बाहरी दस्तावेज - विभिन्न प्रकार के संगठनों के बीच किया जाता है, व्यक्तिगत अधिकारी जो सीधे एक-दूसरे के अधीन नहीं होते हैं।

तकनीकी प्रलेखन स्थापित मानदंडों के अनुपालन में किया जाता है, जो कि किसी भी प्रकार के दस्तावेजों के लिए स्वयं के हैं। किसी भी प्रबंधकीय गतिविधि के लिए, यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है, क्योंकि दस्तावेज़ीकरण कानूनी हो जाता है, जो इसमें निहित जानकारी की प्रामाणिकता का सबसे सटीक प्रमाण है।

प्रबंधन गतिविधियों को नियंत्रित करने वाले अधिकारियों या प्रबंधन निकायों पर विशिष्ट कर्तव्यों को लागू करते हैं जो इसे लागू करते हैं। इसलिए, किसी भी आधिकारिक दस्तावेज के निर्माण के दौरान, वर्तमान विधायी मानदंड, पंजीकरण के नियम, जो राष्ट्रव्यापी हैं, को मनाया जाना चाहिए। इसके अलावा, प्रत्येक दस्तावेज के साथ संगठन के विवरण, कानूनी रूप से महत्वपूर्ण होना आवश्यक है: इसका नाम और डिक्रिप्शन, हस्ताक्षर और प्रबंधन की जवानों या उद्यम का एक विशेष विभाग, संकलन की तिथि और रजिस्टर बुक में संख्या, स्वीकृति वाले गिद्धों आदि। अंत में, प्रबंधन गतिविधियों के दस्तावेज़ीकरण को अपनी क्षमता में सख्ती से दस्तावेजों का निर्माण करना चाहिए।

दस्तावेजों प्रामाणिकता की डिग्री में भिन्न हैं। मुख्य प्रलेखों के ड्राफ़्ट या प्रतियां केवल एक विशिष्ट पाठ ही होती हैं, और मूल के रूप में ऐसी कानूनी शक्ति शामिल नहीं होती है जिस दस्तावेज में जानकारी है और इसकी वैधता और प्रामाणिकता की पुष्टि करने वाली उपरोक्त आवश्यकताओं को वास्तविक माना जाता है

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