एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन क्या है

तथ्य यह है कि 10 साल पहले नियम के लिए एक अपवाद लग रहा था, अब मानक बनता जा रहा है। विशेष रूप से व्यापार क्षेत्र - यह मानव जीवन के अनेक क्षेत्रों पर लागू होता है।

सब के बाद, चाहे कितना तेजी से प्रगति paced, दस्तावेज थे और अभी भी बहुत महत्वपूर्ण है, शायद यह भी इस तरह के बड़े उद्यमों, और जो भी कर्मचारियों की जरूरत नहीं है निजी उद्यमियों के रूप में आर्थिक और वाणिज्यिक गतिविधियों, का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा रहे हैं। इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड रखने - एक शब्द है कि तेजी से गतिविधि के सभी क्षेत्रों में इस्तेमाल किया जा रहा है, और कोई भी हैरान है।

क्यों? क्योंकि दस्तावेजों सचमुच कई उपाय हैं गतिविधि के पूरी प्रक्रिया, सभी जानकारी प्रभावी कार्य के लिए आवश्यक ठीक।

दस्तावेज़, विशेष रूप से उनके साथ बड़ी मात्रा में, लंबे समय से एक बड़ी बाधा के रूप में और अजीब मजाक के लिए कारण का एक प्रकार है, और नहीं तो।

दस्तावेजों की कमी, झिझक और उनके डिजाइन में त्रुटियों एक दुखद परंपरा का एक प्रकार बन गया। आदेश अधिकतम ऊपर समस्याओं से बचने के है और इस प्रक्रिया में तेजी लाने के dokumentoobrazovaniya करने के लिए, बड़े और मध्यम उद्यमों के बहुमत के लिए सक्रिय रूप से किया गया है सामान्य रूप में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन करने के लिए ले जाता है।

इन दोनों अवधारणाओं, हालांकि एक-दूसरे से ली गई है, लेकिन सभी एक ही, ही नहीं हैं। कागजी कार्रवाई - एक प्रक्रिया प्रत्यक्ष दस्तावेज़ निर्माण और उसे आगे खोज, भंडारण और आंदोलन के नियंत्रण के साथ काम का संगठन।

अर्थात्, आंदोलन की प्रक्रिया जिसे आम तौर पर उसे के अंत से पहले निर्माण या रसीद कागज के क्षण से एक दस्तावेज कहा जाता है।

यह के रूप में यह एक ही काम प्रक्रिया है कि कार्यालय प्रशासन बुलाया नियंत्रित करता है।

आधिकारिक तौर पर, इस शब्दावली एक छोटे से डरावना लगता है, लेकिन बड़े उद्यमों में कागजी दस्तावेजों की बहुतायत दोनों बड़े और छोटे है और समस्याओं का एक बहुत खींचने के लिए लग रहा है,। और यही इलेक्ट्रॉनिक रेल में अपनी कागजी कार्रवाई अनुवाद करने के लिए, "और" पूरी प्रक्रिया को कवर भी सबसे रूढ़िवादी नेताओं बनाता है।

लेकिन, यह पता चला, बाद के सोवियत देशों में यह करना इतना आसान नहीं है! एक लंबे समय के इलेक्ट्रॉनिक एक हाथ पर रखते हुए रिकॉर्ड के लिए - स्वागत किया गया, दूसरे पर - यह पर्याप्त नहीं कानूनी बल पड़ा है। स्थिति बहुत एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर, जो प्रामाणिकता और दस्तावेज़ की वैधता की गारंटी का एक तरह बन गया है की शुरूआत की है।

अभी भी तकनीकी समस्याएं काफी एक बहुत। सॉफ्टवेयर खामियों से शुरू और विभिन्न आंतरिक नीतियों (विशेष रूप से निजी) उद्यमों के साथ समाप्त। सब के बाद, इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेजों की उचित आदान प्रदान के लिए, इस तरह से दोनों प्रतिपक्षों, जो व्यवहार में हमेशा ऐसा नहीं होता है काम करना चाहिए।

इस वजह से, और यह भी करने के लिए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ "सुरक्षित बनाने के" रूढ़िवादी इच्छा की वजह से अक्सर अपने कागज प्रतियां के रूप में अलमारियों पर जमा किया जाता है। लेकिन फिर भी, वे कम ध्यान हो जाते हैं। यह दस्तावेज़ निर्माण के स्वचालन के साथ और उसके आंदोलन को नियंत्रित करने में मदद, काफी तेजी पूरे कार्यप्रवाह प्रक्रिया बनाता है, जिसका अर्थ है - प्रभावी। इसके अलावा, काफी कमरे में अंतरिक्ष की बचत होती है।